A gestão de compras é um dos setores mais importantes para o funcionamento de hospitais e clínicas. Todos os dias, as instituições de saúde precisam comprar medicamentos, equipamentos e produtos de limpeza para manter a qualidade do atendimento oferecido.
Esse processo de adquirir materiais em ambientes de saúde exige conhecimento técnico e algumas estratégias para não ter prejuízo ou gastos desnecessários. O primeiro passo é entender que a gestão de compras vai além de comprar produtos pelo menor preço possível. Na verdade, trata-se de organizar métodos, negociar e realizar uma boa gestão de estoque para evitar problemas.
Mas quais são as boas práticas para colocar tudo isso em prática? Neste artigo, a Profilática explicará mais sobre esse assunto. Continue a leitura para entender melhor!
O que é gestão de compras na saúde?
É todo o processo de compra de produtos e insumos para hospitais, clínicas e laboratórios, que ocorre desde a seleção dos fornecedores até a chegada dos produtos ao estoque. Na área de saúde, a gestão de compras tem o objetivo de avaliar qualidade, prazos de entrega, confiabilidade dos fornecedores, compatibilidade dos produtos com as necessidades da instituição e preços.
Por isso, essa gestão precisa de muita organização, conhecimento dos processos internos e externos e uma análise criteriosa para evitar desperdícios e faltas inesperadas.
5 boas práticas na gestão de compras na saúde
Afinal, quais são as melhores estratégias para comprar materiais e insumos para unidades de saúde? Separamos 5 boas práticas para você diminuir custos e desperdícios e manter a qualidade do atendimento. Veja a seguir.
1. Faça o planejamento de compras antecipado
Um planejamento de compras é indispensável para prevenir a falta de materiais e produtos e compras emergenciais, que geralmente saem mais caras e comprometem o orçamento da instituição.
Nesse sentido, é válido criar um calendário anual de aquisições, mapear as demandas sazonais e compreender o ciclo completo de cada categoria de produto. Esse tipo de organização facilita ter negociações mais vantajosas com fornecedores.
2. Monitore o estoque e consumo
O acompanhamento do estoque é uma prática importante na gestão de compras hospitalares. Um bom sistema de monitoramento ajuda a identificar padrões de consumo, previne faltas e evita o excesso de produtos armazenados, principalmente aqueles com prazos de validade limitados.
Esse monitoramento deve incluir:
– Controle em tempo real das entradas e saídas de materiais;
– Análise dos níveis de estoque mínimo e máximo;
– Acompanhamento da velocidade de consumo por setor;
– Auditoria regular para identificar discrepâncias entre o estoque físico e o registrado no sistema.
É importante lembrar que, principalmente na área da saúde, onde o correto funcionamento de equipamentos e substâncias é vital para a saúde de profissionais e pacientes, os prazos de validade deve ser acompanhados por meio de tabelas e verificações constantes.
Um produto fora do seu tempo útil de uso pode apresentar problemas como:
– Perda de eficácia;
– Mudanças na composição;
– Desenvolvimento de microrganismos;
– Perigo no manuseio.
Para facilitar essa etapa de acompanhamento, é indicado utilizar tecnologias como códigos de barras ou RFID (Identificação por Radiofrequência) para automatizar grande parte desse processo, diminuir erros humanos e obter dados mais confiáveis para a tomada de decisões.
💡 Leia também — Como implementar novas tecnologias na saúde?
3. Centralize o processo de gestão de compras
A centralização do processo de aquisição de materiais e insumos melhora o controle dos gastos e torna as negociações mais produtivas. Isso facilita o acompanhamento dos pedidos e das entregas, o que diminui a chance de surgir compras duplicadas ou desnecessárias.
Para ter uma centralização dessa gestão, saiba que é importante ter uma equipe exclusiva de compras para melhorar a performance desta área.
4. Automatize os processos
Outra boa prática é a implementação de softwares de gestão hospitalar para automatizar processos e integrar dados entre setores. Com isso, a gestão de compras ganha agilidade e diminui erros, principalmente em relação à gestão de estoque.
5. Analise os custos e indicadores
Estabelecer indicadores para a gestão de compras garante uma visão clara sobre o departamento. Para isso, você deve incluir alguns indicadores:
– Percentual de compras emergenciais em relação ao total;
– Tempo médio do ciclo de compras;
– Economia gerada em negociações;
– Taxas de ruptura de estoque.
Todos esses dados, quando analisados periodicamente, mostram oportunidades de melhoria e fundamentam decisões estratégicas.
Conforme vimos, a gestão de compras na área da saúde é um processo estratégico que influencia diretamente na qualidade do atendimento e na sustentabilidade financeira das instituições. Ao implementar as práticas que mencionamos, os hospitais e as clínicas conseguem melhorar a performance dos departamentos de compras.
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